Copilot, ChatGPT och Claude på jobbet – vad hamnar var?

En säljare har just fått en Copilot-licens och ber om en sammanfattning av vad som är på gång kring lönerevisionen. Svaret är utmärkt. Det innehåller lönerna för hela ledningsgruppen, hämtade från ett kalkylblad i en SharePoint-mapp som hon inte visste att hon hade tillgång till.

Ingenting har gått sönder. Copilot har bara visat det hon redan hade rätt att se, fast ingen visste om det.

Det är den ena sidan av AI på jobbet. Den andra är kollegan som klistrar in ett kundavtal i sitt privata ChatGPT- eller Claude-konto för att få det sammanfattat, utan att fundera på var texten tar vägen. Med Copilot är frågan vem som ser vad inne i företaget, med det privata kontot vad som lämnar företaget.

Vad skiljer Copilot från ChatGPT och Claude?

Copilot i Microsoft 365 arbetar inne i företagets egen miljö. Den läser de mejl, dokument, Teams-chattar och SharePoint-sidor som man själv har tillgång till och svarar utifrån dem. Enligt Microsoft används varken frågorna eller företagets data för att träna AI-modellerna. Risken med Copilot är i stället att den hittar det man redan har tillgång till, vare sig man vet om det eller inte.

ChatGPT, Claude och liknande tjänster på privata konton fungerar annorlunda. Det man skriver in skickas till en extern tjänst. På ett privat ChatGPT-konto kan samtalen användas för att träna modellen om man inte stänger av det i inställningarna. Sedan hösten 2025 gäller något liknande för Claude på privatkontona Free, Pro och Max, där samtalen används om man själv tillåter det. Då sparas de i avidentifierad form i upp till fem år.

Copilot hittar det ni har delat med för många

Många företag som har använt Microsoft 365 i några år har en SharePoint- och OneDrive-miljö som har vuxit utan plan. Mappar delades med alla eftersom det var enklast, och teamet i Teams från ett projekt för fyra år sedan har fortfarande kvar alla sina medlemmar. Någon på ekonomi lade en fil på en gemensam yta för att en kollega behövde den snabbt.

Det har fungerat eftersom ingen har letat. För att hitta en fil man inte borde se har man behövt veta att den finns och var den ligger. Men Copilot kan söka igenom allt man har tillgång till och lägga ihop det i ett enda svar.

Då blir gamla misstag i behörigheterna synliga. Löneunderlag, styrelseprotokoll och kundavtal som någon gång delades med för många dyker upp så fort rätt fråga ställs.

Att rätta till det som är delat med för många ingår i Microsofts egen vägledning för den som inför Copilot. Med en Copilot-licens får man bland annat rapporter över vad som är delat med hela företaget och kan hålla känsliga SharePoint-ytor utanför Copilot. Men verktygen hjälper bara den som tittar på rapporterna och gör något åt det de visar.

När verktygen kopplas ihop

Claude går att använda inne i Copilot. För kunder i EU, EFTA och Storbritannien är det avstängt från början, och en administratör måste slå på det. Men Claude i Word, Excel och PowerPoint har en egen inställning, och den är påslagen från början för företag vars Microsoft 365-miljö skapades efter den 25 mars 2026.

När Claude används inne i Copilot hanteras informationen av Anthropic, företaget bakom Claude. Det sker utanför Microsofts EU-datagräns (EU Data Boundary), alltså det område inom EU och EFTA där Microsoft annars lagrar och hanterar europeiska kunders data. Däremot gäller samma skydd som för Copilot i övrigt, bland annat känslighetsetiketterna i Microsoft Purview. En sådan etikett, till exempel "Konfidentiellt", kan begränsa vem som får öppna och kopiera dokumentet, beroende på hur den är inställd. Undantaget är några nyare Claude-modeller där Anthropic själv sparar informationen, på egna villkor i stället för Microsofts. De är avstängda tills en administratör slår på dem och godkänner villkoren.

Det går också åt andra hållet. Både ChatGPT och Claude kan kopplas till SharePoint, OneDrive och Outlook, och i en företagsmiljö måste oftast en administratör godkänna kopplingen. När den väl är på plats ser verktyget samma filer som man själv gör, så ett behörighetsproblem i Microsoft 365 följer med in i vilket AI-verktyg ni än väljer. Claudes egen koppling följer behörigheterna. I företagsversionen Claude Enterprise tar den däremot inte hänsyn till känslighetsetiketterna, enligt Microsofts dokumentation. Ett dokument märkt som konfidentiellt skyddas alltså inte automatiskt när den versionen kopplas in direkt.

Det som lämnar företaget

Anställda använder AI för att skriva mejl, sammanfatta dokument, översätta texter och formulera offerter. Det sparar tid, vilket är svårt att säga emot.

Det som klistras in är sällan dramatiskt var för sig, ett kundnamn här och ett avtalsutkast där. Tillsammans blir det en jämn ström av företagsinformation till tjänster där den anställde själv har godkänt villkoren. Företaget har inget eget avtal med leverantören och därmed inget som styr hur informationen får hanteras. Drygt fyra av tio som använder AI på jobbet i Europa gör det fortfarande med privata konton, mot nästan åtta av tio året innan, enligt Netskope, som säljer skydd för molntjänster och bygger siffrorna på sina egna kunders trafik. Harmonic Security, som säljer verktyg som bevakar vad anställda skickar till AI-tjänster, hittade känsliga uppgifter i drygt en halv miljon fall bland 22,5 miljoner frågor och filer under 2025, oftast källkod och juridiska texter. Vart sjätte fall gick via ett privat gratiskonto där företaget inte ser någonting.

Hösten 2025 upptäckte Eindhovens kommun i Nederländerna att anställda hade laddat upp cv:n, interna rapporter och dokument om barn och unga i ChatGPT och andra externa AI-tjänster. Det rörde sig om många filer, men exakt hur många gick inte att ta reda på, skriver kommunen i sitt brev till kommunfullmäktige i december. Tjänsterna blockerades den 23 oktober. Sedan dess får personalen bara använda kommunens interna AI-verktyg, och i början av 2026 skulle kommunen fortsätta med obligatoriska utbildningar i AI. Enbart ett förbud löser sällan problemet, vilket vi skriver mer om i artikeln om skugg-AI.

Företagsversionerna, som ChatGPT Business och Claude Team, har andra villkor.

Vad kan man göra?

Innan alla får Copilot är det värt att se över behörigheterna. Städningen borde ha gjorts ändå, men med Copilot blir det bråttom. För ChatGPT, Claude och de andra externa verktygen gäller det att bestämma sig.

Reglerna ryms i ett par meningar, och ett par meningar som alla kan är värda mer än ett dokument som ingen läser. EU:s AI-förordning säger dessutom att företag som använder AI-system ska hjälpa personalen att få kunskap om AI. Sedan en ändring i juli 2026 krävs ingen bestämd nivå och ingen obligatorisk utbildning, enligt EU-kommissionens frågor och svar. En kort genomgång gör ändå nytta för säkerheten.

Och följ upp. Det här hör hemma i det löpande arbetet med IT-säkerheten, för behörigheter växer tillbaka så fort ingen håller koll, och nya AI-verktyg och kopplingar dyker upp hela tiden.